Con la determina numero 428 del 30 aprile 2015, il comune di Tortolì, ha predisposto una nuova disciplina sull’accesso e utilizzo del palazzo comunale. Attraverso di questa, l’Amministrazione ha così fatto un altro passo nell' azione di riorganizzazione degli uffici comunali, basata anche sulla razionalizzazione delle spese e sullo stop agli sprechi.
Il documento è stato adottato dal Segretario Comunale, sulla base degli indirizzi formulati dalla giunta comunale, al fine di garantire una migliore organizzazione del lavoro, una maggiore sicurezza dei dati e dell’attrezzature presenti all’interno dello stabile comunale, nonché nell’ottica del risparmio e contenimento della spesa pubblica.
Attraverso di esso sono state, infatti, stabilite una serie di regole in merito all’utilizzo del palazzo comunale. Durante il periodo invernale, per esempio, l'impianto di climatizzazione dovrà essere acceso, nei giorni dal lunedì al venerdì, in modo funzionale all’orario di lavoro, nel rispetto delle fasce climatiche e dei limiti di orario giornaliero previsti dalla vigente normativa di legge; in ogni caso l’impianto di climatizzazione dovrà essere spento entro le ore 14:00, mentre nei giorni in cui è previsto il rientro (martedì, giovedì) l’impianto dovrà essere spento entro le ore 18,00. Nei restanti giorni della settimana (sabato, domenica) e nei giorni festivi l'impianto dovrà essere obbligatoriamente spento per tutta la giornata. Durante il periodo estivo l’accensione non dovrà superare gli orari previsti per il periodo invernale, fermo restando che l’accensione dell’impianto di climatizzazione è consentita solo nei giorni in cui la temperatura raggiunga livelli superiori ai limiti di tolleranza.
E’ stato inoltre stabilito che l'accesso ai locali è assolutamente vietato dopo le ore 20:00, fatte salve le eventuali situazioni di emergenza e/o autorizzazioni, debitamente motivate, che possono verificarsi in circostanze non prevedibili; in tal caso dovrà essere comunque consegnata copia giustificativa il giorno seguente a dimostrazione dell'evento. Le chiavi di accesso ai locali dovranno essere consegnate esclusivamente, da parte del Responsabile dell’Area Governo del Territorio – Lavori Pubblici che ha l’obbligo di tenere un registro di carico e scarico delle chiavi, al Sindaco e Assessori, ai Responsabili d'Area e altri dipendenti che verranno formalmente individuati dagli stessi responsabili e alla Polizia Locale. Pertanto chi dovesse avere la necessità di entrare, esclusivamente per ragioni di servizio, al di fuori degli orari stabiliti, dovrà opportunamente contattare la Polizia Locale al fine di poter accedere ai locali, previa autorizzazione da parte del proprio responsabile.
Regole anche per l’apertura del portone d’ingresso per il quale sono stati appositamente individuati due dipendenti i quali alternandosi e sostituendosi a vicenda, in caso di assenza, devono garantire l’apertura nell’orario fissato; gli stessi avranno cura di aprire e chiudere il portone durante la fascia oraria di apertura degli uffici al pubblico. La chiusura del cancello dovrà essere garantita ed effettuatanei giorni in cui non è istituzionalmente previsto rientro (lunedì, mercoledì, venerdì) alle ore 14:00; nei giorni di rientro (martedì, giovedì) alle ore 18:00; pertanto chiunque dovesse per motivate esigenze entrare all'interno dello stabile, al di fuori degli orari stabiliti, dovrà avere cura della verifica e della chiusura delle porte di accesso. Ogni dipendente è tenuto, al momento dell’uscita dall’ufficio, al termine della giornata lavorativa, a spegnere le luci e le strumentazioni informatiche; è altresì compito di ciascun dipendente lasciare in ordine la stanza, avendo cura di non lasciare pratiche incustodite, in violazione della normativa sulla riservatezza dei dati.
Tale disciplina, si evidenzia, è finalizzata esclusivamente alla normalizzazione e standardizzazione delle modalità di utilizzo de Palazzo Comunale.
